von Eberhard Schmidt, Geschäftsführer productivity21

Executive Summary: Eine zwischen November 2009 und Januar 2010 durchgeführte Umfrage zum Thema Zeitmanagement zeigte anhand aktueller Ergebnisse Verbesserungspotenzial, auf das heutzutage kaum noch jemand verzichten kann.

2/3 aller Befragten gaben an, NICHT mit einem Zeitmanagementsystem zu arbeiten. Das lag nicht daran, dass die arbeitgebenden Firmen keine solche Schulung anböten: bei 2/3 der deutschen Firmen wird Schulung zu diesem Thema angeboten. Es lag auch nicht daran, dass der Zeitgewinn durch ein effektives Zeitmanagementsystem in Frage gestellt wurde. 94% der Benutzer eines ZMS waren vom Nutzen des Systems überzeugt und 75% derjenigen, die kein ZMS benutzten, waren sicher, dass es Vorteile bringt. Der vermutete Zeitgewinn von 4,5 Stunden pro Woche von denjenigen, die kein ZMS benutzten, lag sogar etwas über den 3,5 Stunden pro Woche Zeitgewinn, der von den Benutzern eines ZMS angegeben wurde.

Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen

Trotz dieser eindeutigen Ergebnisse planen nur 12%, sich in den nächsten 2 Jahren in Zeitmanagement schulen zu lassen. Die Gründe, sich NICHT schulen zu lassen, reichen von „würde gerne“, über „noch nicht drüber nachgedacht“, „schon gut aufgestellt“ oder „alleine nicht sinnvoll“ bis natürlich zu der Antwort, dazu „keine Zeit“ zu haben.

Können wir es uns denn in der heutigen Zeit noch leisten, auf Zeit zu verzichten, die andere bereits nutzen? Uns die Work-Life-Balance entgehen zu lassen, an der sich andere schon erfreuen? Stellen Sie sich den volkswirtschaftlichen Nutzen vor, den wir erzielen können, wenn nur 10% oder 20% der MitarbeiterInnen, die heute noch kein Zeitmanagementsystem benutzen, anfangen, mit einem ZMS zu arbeiten ….

Details: Befragt wurden 50 MitarbeiterInnen aus verschiedenen Unternehmensbereichen in Deutschland. Dazu gehörten kleinere Unternehmensberatungen und mittelständische Unternehmen genauso wie große Konzerne mit mehreren tausend Mitarbeitern. Vertreten waren u.a. Firmen wie die Allianz, die Deutsche Post, Hitachi High-Technologies Europe GmbH, 3M, Miele oder die Telekom, um nur einige zu nennen. Befragt wurden Abteilungsleiter, Leiter von Business Units, Direktoren, Manager, Sachbearbeiter. Ein repräsentativer Schnitt durch die Republik? Höchstwahrscheinlich nicht, aber die Ergebnisse sind erstaunlich eindeutig, um Verbesserungspotenzial zu nutzen.

Die Umfrage hat sehr viel Spaß gemacht und weit mehr an Einsichten und Erfahrungen vermittelt, als hier in Kürze in den Ergebnisse dargestellt werden kann. Unter anderem war ich, der in den letzten 10 Jahren in den USA gearbeitet hat, sehr von der Freundlichkeit, Verbindlichkeit und Erreichbarkeit der Menschen hierzulande angetan. Dazu auch an dieser Stelle nochmal ein herzliches Dankeschön an alle TeilnehmerInnen! In den USA sind die Menschen auch sehr freundlich, am Telefon allerdings nur weitaus schwieriger zu erreichen.

Arbeiten Sie persönlich mit einem Zeitmanagementsystem?

Das war die erste Frage, die 2/3 der Befragten mit NEIN beantworteten. Natürlich gab es auch die Gegenfrage: Was verstehen Sie unter Zeitmanagementsystem? Ich arbeite mit Outlook oder auch Lotus Notes - zählt das? Im Laufe des Gespräches hat sich meistens herausgestellt, ob tatsächlich mit einem Zeitmanagementsystem gearbeitet wurde. Wenn jemand vermittelt hat, dass neben Besprechungen auch die Bearbeitung von Aufgaben und Projekten im Outlook oder Lotus Notes Kalender eingeplant waren, oder sogar der nächste Tag am Abend vorher geplant wurde, dann wurde dies als Arbeiten mit Zeitmanagementsystem gewertet, selbst wenn keine formelle Schulung stattgefunden hatte. Wurden Outlook und Lotus Notes allerdings im Wesentlichen zum Emailhandling benutzt oder als Erinnerung an Meetings, zu denen andere eingeladen hatten, dann wurde dies nicht als Arbeit mit einem Zeitmanagementsystem eingestuft. In den meisten Fällen war die Antwort letztendlich klar und eindeutig.

Bietet Ihre Firma Training zu Thema Zeitmanagement an?

Wenn also 66% der Beschäftigten NICHT mit einem Zeitmanagementsystem (ZMS) arbeiten, stellt sich die Frage, woran das liegt. Bieten die Arbeitgeber Schulung zu diesem Thema nicht ausreichend an? Die zweite Frage erbrachte eine eindeutige Antwort: 68% der deutschen Firmen bieten eine entsprechende Schulung intern an. Die Frage nach dem Namen des Zeitmanagementsystems, das in den Schulungen angeboten wird, konnte in der Regel nur selten beantwortet werden. Es handelte sich meist um firmeninterne Schulungen, die speziell auf das Unternehmen abgestimmt wurden. Das Spektrum war allerdings mehr als beeindruckend: von „keiner Schulung zu Zeitmanagement“ reichte es bis zu ganzheitlichen Schulungsprogrammen, bei denen Zeitmanagementtraining nur ein Element ist, das mit dazu beitragen soll, eine möglichst ausgewogene Work-Life-Balance zu erzielen, die den Mitarbeiter bei bester Gesundheit hält und seine Motivation und Arbeitsfreude optimal unterstützt. Dass die Mitarbeiter das höchste Gut einer jeden Firma sind, kann schon mal in der Hektik des Alltages vergessen werden, ist aber von erfolgreichen Unternehmen immer durch entsprechende Schulungsmaßnahmen in die Unternehmenskultur eingebaut.

Glauben Sie, dass sich die Anwendung von effektivem ZeitManagement bezahlt macht?

Der Mangel an Schulung ist also nicht bei den arbeitgebenden Firmen zu suchen. Liegt es denn daran, dass Zeitmanagement einen schlechten Ruf hat oder als nicht wirkungsvoll angesehen wird? Die dritte Frage sollte Licht in diesen Bereich werfen und hat das mit beeindruckender Klarheit getan. Die Antwort hätte kaum eindeutiger ausfallen können. 94% der Benutzer eines ZMS waren vom Nutzen des Systems überzeugt und 73% derjenigen, die kein ZMS benutzten, waren sicher, dass es Vorteile bringt. Viele der Antworten waren so klar wie „Arbeiten ohne ZMS nicht mehr denkbar“, „lohnt sich immer“, „mehr Zeit, bessere Gesundheit“, „mehr Überblick, mehr Ordnung“, „bessere Prioritäten, Routinearbeiten werden nicht vergessen“, „ist ein Muss für Kundenzufriedenheit“ oder einfach „bessere Work-Life-Balance“.

Warum glaubten denn die, die kein ZMS benutzen, dass es sich nicht lohnt? „Aufwand rechtfertigt nicht den Erfolg“ war eines der Argumente. Manche waren auch der Meinung, dass sich die Nutzung eines ZMS alleine nicht lohne: wenn nicht der Großteil der Mitarbeiter in einer Firma mitmache, dann sei man alleine verloren. Ebenfalls angebracht wurde der Punkt, dass sich ein ZMS nicht für jeden lohne: wer nicht strukturiert arbeiten könne, werde von einem ZMS nicht profitieren.

Wie hoch, glauben Sie, ist die Einsparung durch effektives Zeitmanagement?

Das war für mich persönlich die spannendste Frage. Und wurde der interessanteste Aspekt bei der gesamten Auswertung: Der Unterschied in der Antwort auf die Frage nach dem quantifizierbarem Nutzen eines ZMS von Nutzern wie NICHTnutzern (natürlich nur von denen, die glauben, dass sich ein ZMS bezahlt macht) war erstaunlich gering: nur etwas mehr als 25%!

Der vermutete Zeitgewinn von 4,5 Stunden pro Woche von denjenigen, die kein ZMS benutzten, deckte sich recht gut mit den 3,5 Stunden pro Woche Zeitgewinn, der von den Benutzern eines ZMS angegeben wurde. Ist das nicht erstaunlich?

Wenn diejenigen, die kein ZMS benutzen, der Meinung sind und schätzen, dass man im Durchschnitt 4,5 Stunden pro Woche einsparen kann, dann rentiert sich ein ZMS Workshop recht schnell. Lassen Sie mich als Beispiel einfach einmal unseren Online Workshop mit 12 Stunden auf 8 Wochen verteilt annehmen, dann würde sich die Teilnahme an einem solchen Workshop bereits nach 3 Wochen bezahlt machen (wenn man nur den Zeitfaktor einbezieht). Rechnet man zusätzlich die Teilnahmegebühren von 879 Euro für den Workshop mit ein, dann wird Ihr Stundensatz das Ergebnis vielleicht um ein zwei Wochen beeinflussen, aber nichts an der grundlegenden Aussage ändern!

Keiner hat Zeit zum Aufzuräumen, aber jeder hat Zeit zum Suchen

Daher war natürlich auch die Antwort auf die nächste Frage immer spannend: „Planen Sie, sich in der Thematik in den nächsten 24 Monaten schulen zu lassen?“ Die Antworten waren auch hier eindeutig, nach Auswertung der Umfrage aber doch verwunderlich. Nur 12% der Befragten planen, sich in Sachen Zeitmanagementsystem in den nächsten 24 Monaten schulen zu lassen!?!

Warum nicht? Die Antworten auf diese Frage reichten von „würde gerne“, noch nicht drüber nachgedacht“, „schon gut aufgestellt“ oder „alleine nicht sinnvoll“, „kein weiterer Zeitgewinn notwendig“ oder auch ganz einfach „weiß nicht“ bis natürlich zu der Antwort, dazu „keine Zeit“ zu haben.

Können wir es uns denn in der heutigen Zeit noch leisten, auf Zeit zu verzichten, die andere bereits nutzen? Uns die Work-Life-Balance entgehen zu lassen, an der sich andere schon erfreuen? Stellen Sie sich den volkswirtschaftlichen Nutzen vor, den wir erzielen können, wenn nur 10% oder 20% der MitarbeiterInnen, die heute noch kein Zeitmanagementsystem benutzen, anfangen mit einem ZMS zu arbeiten ….

P.S.: Das, was an Zeitmanagementtraining auf dem Markt angeboten wird, wurde von den Teilnehmern als gut eingestuft: von denjenigen, die sich in ZMS haben schulen lassen, würden 80% das Training Freunden empfehlen.

Und nun das berühmte P.P.S: Gehören Sie zu den ersten 2/3 aus Frage 1? Oder zu den 80%, die sich nicht schulen lassen? Wir alle wissen, dass es eine Herausforderung ist, neue Verhaltensweisen nachhaltig einzuführen. Veränderung versteckt sich gerne hinter „keine Zeit“ oder ähnlichen Argumenten. Aber mal ehrlich, gibt es eine bessere Investition in Ihr eigenes Leben als effektives Zeitmanagement zu erlernen, das Ihnen ab sofort jeden Tag zusätzliche Zeit für den Rest Ihres Lebens zur Verfügung stellt?

Ich freue mich über Ihren Input (schmidt@productivity21.de) und wünsche Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Zeit!